Quando entriamo in una fiera, assistiamo a un concerto o prendiamo posto sugli spalti di una grande manifestazione sportiva, vediamo il risultato finale: stand pronti ad accogliere i visitatori, palchi illuminati, schermi accesi, aree ristoro rifornite e attrezzature al loro posto.
Dietro tutto questo esiste però un’organizzazione enorme. La logistica dei grandi eventi deve fare in modo che materiali, strutture, attrezzature, merci e persone arrivino nel posto giusto e soprattutto nel momento giusto.
La particolarità è che quasi tutto deve avvenire rispettando tempi rigidissimi. Un evento ha una data e un orario di apertura che difficilmente possono essere spostati perché un camion è in ritardo o un’attrezzatura non è ancora arrivata.
Per questo, dal punto di vista logistico, un grande evento comincia molto prima dell’ingresso del primo visitatore.
Un evento inizia molto prima dell’apertura
Prima che una manifestazione possa aprire al pubblico devono arrivare moltissimi materiali.
La tipologia dipende naturalmente dall’evento.
In una fiera possono essere necessari strutture per gli stand, arredi, prodotti da esporre, materiale promozionale, apparecchiature elettroniche e forniture destinate agli espositori.
Un concerto richiede invece palco, impianti audio, luci, strumenti, schermi, strutture tecniche e numerose altre attrezzature.
Una manifestazione sportiva può richiedere strutture temporanee, transenne, apparecchiature per le riprese televisive, materiale destinato agli atleti e forniture per le aree dedicate al pubblico.
Tutto deve essere trasportato fino alla location e successivamente portato nel punto esatto nel quale verrà utilizzato.
Il problema non è soltanto arrivare, ma arrivare al momento giusto
Immaginiamo decine di camion che devono raggiungere contemporaneamente un quartiere fieristico o uno stadio.
Anche disponendo di grandi spazi, sarebbe difficile gestire tutti i veicoli nello stesso momento.
Per questo gli arrivi vengono normalmente pianificati attraverso finestre temporali di accesso.
A un mezzo può essere assegnato un determinato orario per raggiungere l’area di scarico. Terminata l’operazione, dovrà liberare lo spazio affinché possa essere utilizzato dal veicolo successivo.
La puntualità diventa quindi fondamentale.
Un ritardo non riguarda necessariamente soltanto quel camion: può interferire con il lavoro delle squadre che aspettano il materiale e, nei casi più complessi, influenzare le attività programmate successivamente.
Load-in: quando l’evento prende forma
Nel settore degli eventi viene utilizzata l’espressione inglese load-in per indicare la fase nella quale materiali e attrezzature entrano nella location e vengono portati nelle rispettive aree.
Non si tratta semplicemente di scaricare dei camion.
Bisogna stabilire quali mezzi entrano per primi, quali materiali devono essere immediatamente disponibili e in quale sequenza devono essere eseguite le varie operazioni.
Alcune strutture, infatti, devono necessariamente essere montate prima di altre.
In un concerto, per esempio, determinate strutture del palco devono essere predisposte prima che possano essere installati impianti audio, luci e schermi.
In una fiera accade qualcosa di simile: gli allestimenti più complessi possono richiedere l’accesso anticipato rispetto alle operazioni finali di decorazione e sistemazione dei prodotti.
La sequenza con cui arrivano mezzi e materiali diventa quindi parte integrante dell’organizzazione.
Una location ha i suoi limiti
Ogni struttura impone inoltre vincoli logistici differenti.
Bisogna conoscere gli accessi utilizzabili dai camion, le dimensioni delle porte, la presenza di rampe o baie di carico, la portata degli eventuali montacarichi e i percorsi attraverso i quali possono essere movimentate le attrezzature.
Un oggetto può entrare facilmente dal grande portone di una struttura e scoprire, pochi metri più avanti, di non poter attraversare un corridoio o entrare in un ascensore.
Per questo i sopralluoghi e la conoscenza preventiva degli spazi sono fondamentali.
Anche le aree nelle quali i materiali possono sostare temporaneamente devono essere organizzate: lasciare casse e attrezzature nel posto sbagliato può ostacolare il passaggio di altri operatori e rallentare l’intero allestimento.
Tanti fornitori, un’unica organizzazione
Un grande evento raramente dipende da un solo fornitore.
Possono lavorare contemporaneamente aziende che si occupano di allestimenti, impianti audio e video, illuminazione, catering, pulizie, sicurezza, trasporti, comunicazione e servizi tecnici.
A queste si aggiungono espositori, artisti, squadre sportive, personale della location e organizzatori.
Dal punto di vista logistico significa coordinare soggetti differenti che condividono gli stessi spazi e, spesso, gli stessi accessi.
Non basta quindi che ogni singola azienda organizzi bene il proprio lavoro: le attività devono essere compatibili con quelle degli altri operatori.
È proprio il coordinamento a evitare, per esempio, che più fornitori si presentino contemporaneamente davanti alla stessa area di scarico.
Quando aprono le porte cambia tutto
Con l’arrivo del pubblico la fase di allestimento è terminata, ma il lavoro logistico continua.
Durante una manifestazione possono essere necessari rifornimenti di alimenti e bevande, materiali promozionali, prodotti destinati alla vendita, ricambi o attrezzature.
La difficoltà è che ora gli spazi sono occupati dai visitatori.
I rifornimenti devono quindi essere organizzati senza interferire con i flussi del pubblico e rispettando le regole stabilite dalla struttura.
Per gli eventi che durano più giorni, questa attività può ripetersi quotidianamente.
Ciò che il visitatore vede già pronto ogni mattina può essere il risultato di operazioni svolte molte ore prima, quando i padiglioni o gli spazi dell’evento erano ancora chiusi.
Anche l’imprevisto deve essere previsto
Un camion può rimanere bloccato nel traffico. Un’attrezzatura può danneggiarsi. Una consegna può arrivare in ritardo. Le condizioni meteorologiche possono rallentare un allestimento all’aperto.
Non è possibile prevedere esattamente ogni problema, ma è possibile prepararsi a gestirlo.
Per questo nella pianificazione vengono considerati margini di tempo, percorsi alternativi, contatti con i fornitori e procedure che permettano di intervenire rapidamente.
In un normale flusso logistico un ritardo può talvolta essere recuperato nelle ore o nei giorni successivi.
Durante un grande evento il tempo disponibile può essere molto più limitato: all’orario stabilito le porte si aprono.
Il pubblico se ne va, la logistica resta
Quando termina un concerto o chiude una fiera, per il visitatore l’evento è finito.
Dietro le quinte comincia invece un’altra fase molto intensa: il load-out.
Attrezzature e strutture devono essere smontate, imballate, identificate e caricate sui mezzi che le porteranno verso un’altra destinazione, un deposito oppure il successivo evento.
Anche questa fase deve seguire una sequenza precisa.
Non tutto può essere smontato contemporaneamente e i camion devono essere richiamati nelle aree di carico nel momento opportuno.
In alcuni casi il tempo disponibile è molto breve perché la location deve essere liberata rapidamente o preparata per un’altra manifestazione.
Il caso particolare dei concerti in tournée
Le tournée rendono ancora più evidente quanto la logistica sia parte dello spettacolo.
Terminato un concerto, parte delle attrezzature viene smontata e caricata sui camion. Quegli stessi materiali possono essere necessari poco tempo dopo in un’altra città.
Il load-out di una serata diventa quindi, di fatto, l’inizio della preparazione della successiva.
L’ordine con cui vengono caricate le attrezzature non è casuale: ciò che servirà per primo nella nuova location deve poter essere recuperato nel momento corretto.
Il pubblico vede lo spettacolo spostarsi da una città all’altra. Dietro, insieme agli artisti, viaggia una vera infrastruttura mobile.
Fiere: una città che nasce e scompare
Anche una grande fiera offre un’immagine particolarmente efficace della logistica degli eventi.
Prima dell’apertura, padiglioni inizialmente vuoti vengono trasformati in pochi giorni in una sorta di piccola città.
Arrivano strutture, arredi, prodotti, insegne, illuminazione e materiali provenienti da aziende differenti e talvolta da diversi Paesi.
Alla chiusura accade il contrario.
Gli stand vengono smontati, i prodotti recuperati, gli imballaggi riutilizzati e i materiali caricati nuovamente sui mezzi.
Nel giro di poco tempo quello spazio può tornare quasi completamente vuoto, pronto per essere trasformato ancora una volta.
La logistica che il pubblico non deve vedere
Uno degli aspetti più curiosi della logistica dei grandi eventi è che, quando funziona bene, il pubblico quasi non si accorge della sua esistenza.
Il visitatore trova lo stand pronto. Lo spettatore vede accendersi le luci del palco. Il tifoso trova le strutture già predisposte.
Non vede i camion arrivati nei giorni precedenti, le casse movimentate durante la notte, gli orari assegnati ai fornitori o le squadre impegnate nello smontaggio quando tutti gli altri sono già tornati a casa.
Ed è proprio questo uno dei risultati migliori di una buona organizzazione logistica: rendere semplice agli occhi del pubblico qualcosa che, dietro le quinte, semplice non è affatto.
Un grande evento, quindi, non comincia quando si aprono le porte e non termina quando esce l’ultimo visitatore.
Dal punto di vista logistico, il suo viaggio è iniziato molto prima e continuerà ancora per diverse ore, o persino giorni, dopo la chiusura.
Approfondimenti
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